Overzicht overhead, VPB en onvoorzien

Onderdeel Overhead

Inleiding

Door de gewijzigde regelgeving (BBV) worden de indirecte kosten (overhead) vanaf 2017 begroot en verantwoord in het nieuwe overzicht overhead. Indirecte kosten zijn kosten die niet rechtstreeks samenhangen met een product. Voorbeelden van overheadkosten zijn managementkosten, huisvestingskosten, automatiseringskosten, personeelsgebonden kosten.

Wat hebben we daarvoor gedaan

Er is intensief gewerkt aan het leggen van koppelingen tussen informatiesystemen. De prioriteit lag bij het Maatschappelijk domein. Maar ook voor het Ruimtelijk domein zijn voorbereidingen getroffen om later aan te sluiten op het DigitaalStelselOmgevingswet.

De bescherming van persoonsgegevens van inwoners is belangrijk en staat steeds meer in de publieke belangstelling. De risico's met betrekking tot de bescherming van deze persoonsgegevens nemen toe doordat we steeds meer in ketens samenwerken met anderen. We beschikken ook over steeds meer gevoelige gegevens waardoor het voor criminelen aantrekkelijker wordt om hier de hand op te leggen. De toenemende maatschappelijke zorgen hierover hebben er mede toe geleid dat gemeenten met ingang van 2017 op één en dezelfde wijze verantwoording af leggen: het ENSIA-traject ( = Eénduidige Normatiek Single Information Audit). In het jaarverslag Privacy en Informatieveiligheid 2017 zal het college daarover uitgebreid verantwoording afleggen.

Voor de uitvoering van de participatiewet is het Participatiebedrijf Werkom opgericht. Vragen over informatieveiligheid en privacybescherming zijn hiervoor onderkend en geadresseerd.

Het beter werken

Om flexibel en veilig te werken is een voorziening getroffen om veilig te kunnen e-mailen. De invoering hiervan is ingewikkeld omdat ook de externe partijen waarmee we mailen een zelfde voorziening moeten gebruiken.

Voor het beheer en efficiency is gekozen voor één merk smartphones en tablets. Uit ervaring met een ruimere keuzevrijheid weten we dat dit duur en complex was.

Het stadhuis inclusief de raadzaal is verbouwd. De locatie werkplein is afgestoten. Het was de ambitie om huurders te vinden voor de leegstaande ruimte in het gemeentehuis. Dat is in 2017 nog niet gelukt maar voor 2018 is hiervoor al wel een eerste overeenkomst gesloten.

Informatievoorziening

De activiteiten van Purmerend voor de verbetering van de InformatieVoorziening (IV) hebben vooral betrekking op wat nodig is voor de inwoners en ondernemers. Tegelijk worden de IV-bouwstenen ontwikkeld zodat ze ook goed aansluiten bij de doelen die we gezamenlijk als samenwerkende overheden hebben voor de opbouw van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). De standaardisatie volgens deze GDI is bijvoorbeeld noodzakelijk om te kunnen samenwerken voor de uitvoering van de OmgevingsWet.

Zaakgericht werken

Er zijn 10 projecten uitgevoerd om in verschillende vormen zaakgericht te gaan werken met het zaaksysteem. Vanuit deze projecten zijn ervaringen opgedaan die maken dat we nu meer inzicht hebben in de werking en het beheer van het zaaksysteem. Dit is essentieel voor de continuïteit nu het zaaksysteem een steeds prominentere rol krijgt bij de dienstverlening.

Rijksbeleid

Het beleid van het Rijk en de VNG om de InformatieVoorziening samen en collectief op te pakken. Dit beleid is merkbaar in de programmering van activiteiten maar nog niet in bruikbare producten.

De kosten die het Rijk maakt voor de collectieve ICT-infrastructuur worden vanaf 2017 in rekening gebracht naar rato van gebruik. Dit gaat specifiek om de kosten voor het gebruik van MijnOverheid en DigiD.

Data-georiënteerd werken

Basisregistraties

Uit het gebruik van de gegevens uit de basisregistraties door inwoners en ondernemers bleek de noodzaak om meer te investeren in de kwaliteit van deze gegevens.

Na veel vertraging is de operatie BRP gestopt. Hoewel dit een teleurstelling is voor de doorontwikkeling van de basisregistratie, is er nu wel helderheid voor de verbetering van de burgerzakendienstverlening.

Er was al vertraging in de landelijke ontwikkeling voor de BasisRegistratieOndergrond. Dit leidde er toe dat wij ook geen verdere stappen hebben gezet voor de invoering van deze basisregistratie.

In 2017 is op basis van eigen onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de BAG en BGT. Dat is gebeurd in het kader van ENSIA-traject.

Geomagazijn en -portaal

Gekoppeld aan de actuele technologie voor het gebruik van data, is onze aanpak voor het beschikbaar maken van geo-informatie veranderd. Met vrij te gebruiken (open-source) software is een infrastructuur opgebouwd om geo-informatie zichtbaar te maken in een specifieke website (= geoportaal) en als dataset ‘op te halen’ voor inwoners, ondernemers of voor intern gebruik die de gegevens willen gebruiken (= geomagazijn). We hebben de infrastructuur en er zijn bij wijze van proef nu enkele datasets ingevoegd. Maar we hebben nog lang niet alle data gepubliceerd.

Big-data

Binnen de regio ZaanstreekWaterland is de afspraak gemaakt om samen te oefenen met het gebruik van data. Voor het eerst hebben wij data kunnen delen met de politie en de GGD op een manier waarbij de privacy en informatieveiligheid was geborgd.

In de gemeentelijke organisatie is ervaring opgedaan met een zogenaamd DataLab. Een groepje medewerkers met een diversiteit aan kennis en vaardigheden vertaalde maatschappelijke vraagstukken naar gegevens. Vervolgens is geoefend met het verzamelen en bewerken van die gegevens. Het werken met deze data, om het waarnemingsvermogen op maatschappelijke vragen te vergroten, is nieuw. We experimenteren, zoeken en boeken voortgang. Maar deze ontwikkeling is nog niet zo ver dat we volop ‘in productie’ zijn. In 2018 is hier eenmalig budget voor beschikbaar.

Archief

In 2017 nam het college van B&W een vervangingsbesluit, op basis van een positief advies van de archiefinspecteur. De digitale documenten in ons nieuwe, aan het zaaksysteem gekoppelde, DocumentManagementSysteem (DMS) gelden nu als originelen. Dit is een sprong voorwaarts voor het archiefbeheer èn voor het gebruik van (digitale) documenten.

Financieel overzicht overhead

Het overzicht heeft per saldo een nadeel van € 390.000. Dit komt door € 1,38 miljoen hogere lasten en € 0,99 miljoen hogere baten. De afwijkingen zijn incidenteel tenzij anders vermeld.

Afwijkingen overzicht overhead

Huisvesting en facilitair

• Lagere lasten inhuur concerndata DIV € 95.000. Budget was beoogd voor kwaliteitsverbetering informatiebeheer. Dit is naar 2018 verschoven.
• Lagere lasten onderhoud stadhuis. Na de oplevering van het verbouwde stadhuis was minder onderhoud nodig
  € 118.000.
• Incidenteel is budget beschikbaar gesteld voor schoonmaak en verhuiskosten. Deze kosten zijn lager uitgevallen
  € 171.000.
• Lagere lasten werkplein. Het pand zou tot half 2017 in gebruik zijn. De verhuizing van het werkplein naar het stadhuis heeft eerder plaatsgevonden € 43.000.
• Lagere baten door niet gerealiseerde verhuur 3de en 4de etage stadhuis -€ 49.000.
• Overige hogere baten (apparaatskosten en catering) € 84.000.

Lasten en baten overige overhead

• De hogere lasten en hogere baten zijn voornamenlijk veroorzaakt door:
  Lagere lasten organisatieontwikkeling en regelingen personeel (zie frictiekosten domeninen) € 150.000.
• Hogere apparaatskosten (voornamenlijk ondersteuning en advies door het niet kunnen invullen van vacatures) en hogere baten ondersteunende afdelingen -€ 142.000 en € 80.000.
• Polisbeheer hogere lasten en baten -€ 564.000 en € 549.000. De 5 ton hogere lasten worden gedekt door de 5 ton hogere baten. Deze baten betreft de doorbelasting naar de afdelingen.
• Hogere accountantskosten -€ 67.000. We hebben in 2016 afscheid genomen van de oude accountant. De afwikkeling met de oude accountant van de kosten van de controle van de jaarrekening 2015 heeft uiteindelijk begin 2017 plaats gevonden. De kosten van de controle van de jaarrekening 2016 die in 2017 door de nieuwe accountant is uitgevoerd heeft niet tot overschrijding van het budget geleid.
• Lagere kosten ondersteuning van personele instroom, doorstroom en uitstroom € 69.000.
• Lagere lasten arbeidsvoorwaarden en rechtspositie € 166.000. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere kosten vergoeding IZA, lagere kosten jubileumgratificaties en lagere kosten salarisadministratie.
• Hogere lasten voormalig personeel (WW) -€ 112.000. Er zijn meer medewerkers na beëindiging van hun dienstverband in de WW terecht gekomen. Het UWV heeft met terugwerkende kracht pensioenpremie voor de WW-ers verhaalt op de uitkering.
• Lagere lasten vorming en opleiding € 142.000.
• Overige kleine afwijkingen € 34.000.

Frictiekosten

Deze post betreft voornamelijk kosten in verband met vaststellingsovereenkomsten als gevolg van de reorganisatie en loonkosten van bovenformatieve medewerkers. De inkomsten betreffen vergoedingen voor externe detacheringen van medewerkers. Deze frictiekosten zijn voor € 1 mln gedekt binnen de overhead en voor de resterende € 389.000 binnen de andere programma's.

Onderdeel Onvoorzien

Het saldo van incidentele baten en lasten geeft per saldo een voordeel van € 50.000. Dit is inclusief een bedrag van onvoorziene uitgaven, die voldoen aan de volgende criteria:

• op het moment van totstandkoming van de begroting waren de kosten nog niet te voorzien;

• het is niet mogelijk om deze kosten te vermijden;

• de kosten zijn niet uit te stellen naar de toekomst voor afweging bij de volgende Kadernota;

In 2017 is de post onvoorzien van € 50.000 niet aangesproken door de raad.

onderdeel Vennootschapsbelasting

Voorlopige berekeningen geven een indicatie voor een belastingplicht over 2017, maar onduidelijkheid met betrekking tot de (fiscale) richtlijnen en uitgangspunten zorgt er voor dat de (mogelijke) vpb-last nog niet kan worden vastgesteld voor 2017.